I tuoi dati personali

ScuolArte · Extrascuola ETS

Da quest’anno il Quadro delle esperienze, cioè l’Allegato 3 della documentazione ScuolArte, si compila a schermo, invece che sul modulo da scaricare, stampare e rispedire.

Cambia lo strumento. Non cambia né a che cosa serve, né chi risponde dei dati. Restano valide le informazioni che il tuo Istituto ha già ricevuto con la Scheda di manifestazione di interesse (Allegato 1): questa pagina le completa, raccontando quello che l’uso del programma aggiunge.

Chi tratta i tuoi dati

Extrascuola ETS, Via Francesco Paolo D’Annunzio 7, Pescara, codice fiscale 91170030687. Per qualsiasi richiesta puoi scrivere a .

A che cosa serve il Quadro

A raccogliere quello che il tuo Istituto già fa, cioè i ruoli e gli apporti organizzativi degli studenti e le esperienze e produzioni artistico-espressive, e a costruire con quello di tutte le scuole un quadro d’insieme della provincia. È la stessa finalità di sempre: prima la si perseguiva con un modulo da rispedire, ora con una pagina da compilare.

Il programma ti serve anche per una cosa in più: preparare le uscite e le attività della tua scuola, legate o no al percorso. Quello che scrivi lì resta al tuo Istituto e non entra nel quadro d’insieme.

Che cosa trattiamo

Il programma tratta tre gruppi di dati, e conviene tenerli distinti.

Quello che scrivi tu. Nel Quadro: la descrizione dei laboratori, i numeri degli studenti coinvolti, i nomi e i recapiti dei docenti che vi partecipano. È il contenuto del modulo, come prima. Negli Eventi nel percorso: per ogni evento caricato dal coordinamento, la tua scuola può preparare l’uscita didattica, cioè il livello di partecipazione scelto, una scaletta della giornata e le note della scuola, e la proposta per il Consiglio di classe, con otto campi (destinazione, obiettivi, discipline, programma, mezzo, accessibilità, referente dell’ente, costi). Puoi anche creare un evento interno del tuo Istituto, come una visita, una giornata, un’attività della scuola, con tre dati: che cosa, quando, quanto impegna. Tutto questo è testo della tua scuola, non un dato su di te: il programma conserva chi lo ha scritto per ultimo, come per il Quadro, e non lo mostra a nessuno. Il referente dell’ente lo indichi per ruolo e recapito istituzionale, mai per nome: la schermata te lo ricorda una volta.

Quando offri tempo ai colleghi. Con «Offro tempo» dichiari quanto tempo metti a disposizione, in quale periodo e in quali fasce (giorno, ora, durata), su quali argomenti, e se l’incontro passa dal coordinamento oppure resta fra colleghi. Puoi dire a chi si rivolge: a tutti i colleghi che lavorano al Quadro del tuo Istituto, oppure ad alcuni che scegli per nome. Chi riceve l’offerta aderisce a una fascia, e può ritirare l’adesione. Quando l’appuntamento è fissato puoi aggiungere un collegamento all’incontro, se si fa a distanza. Dell’eventuale presenza degli studenti l’app chiede solo se è prevista, da definire o con la Consulta, e una nota con quanti sono e di quali classi: mai nomi. Un’offerta che non serve più si annulla e resta com’era, con la data: non si cancella.

Come ti chiami. Quando entri nel Quadro del tuo Istituto ti chiediamo nome e cognome. Servono a rivolgerci a te per nome, e a far comparire il tuo nome accanto alle modifiche che salvi e nel documento che il programma produce. È una sostituzione, non una richiesta in più: prima, in quei punti, compariva il tuo indirizzo di posta, che è un modo peggiore di indicare una persona in un documento che gira per la scuola.

Quale funzione hai nella scuola. Nella prima pagina del Quadro ti chiediamo se sei docente, dirigente scolastico, direttore dei servizi generali e amministrativi, o altro. Il Quadro è una dichiarazione fatta a nome dell’Istituto, e serve sapere chi parla per esso. Puoi aggiungere, se vuoi, un titolo con cui essere chiamato: è facoltativo, non cambia nulla di quello che puoi fare, e serve solo a rivolgerci a te nel modo giusto. Se preferisci non indicarlo, non indicarlo.

Nel tuo profilo puoi dichiarare, se vuoi, anche il tuo ruolo in ScuolArte e le tue discipline: servono a comporre gli appuntamenti con i colleghi giusti. Sono facoltativi, li vedono i colleghi del tuo Istituto e il coordinamento, e li puoi cambiare o svuotare quando vuoi.

Quello che serve a farti entrare, e solo a quello. Qui c’è la parte che il modulo di carta non aveva:

Il tuo indirizzo di posta, che è anche il tuo nome utente. Non c’è nessuna parola d’ordine da ricordare: si entra con un codice di otto cifre che ti arriva per posta, valido quindici minuti e una volta sola. Il codice parte solo a un indirizzo abilitato: il referente che il coordinamento ha confermato dopo l’Allegato 1, un collega invitato, chi ha salvato una bozza personale. Per qualunque altro indirizzo la pagina risponde allo stesso modo e il codice resta fermo: così nessuno può scoprire, un indirizzo alla volta, chi lavora al Quadro di una scuola.
La sessione di lavoro, che dura dodici ore e si chiude dopo quarantacinque minuti in cui non fai nulla. Se succede, ti ritrovi alla pagina d’ingresso e ti serve un codice nuovo, a meno che tu abbia scelto «ricordami».
«Ricordami su questo dispositivo». Sulla pagina del codice trovi una casella, spenta finché non la spunti tu. Se la spunti, il programma lascia nel browser di quel dispositivo un gettone casuale che vale trenta giorni: da quel dispositivo entri senza chiedere un codice nuovo. Il gettone non contiene il tuo indirizzo né altro su di te; nel sistema resta solo la sua impronta, legata alla tua utenza, con la data di scadenza e quella dell’ultimo uso. Con «Esci» il gettone è annullato e il dispositivo torna a chiedere il codice; lo stesso accade se la tua autorizzazione viene revocata. Su un dispositivo nuovo il codice serve sempre. Non spuntare la casella su un computer condiviso.
Una copia nel tuo browser. Quello che scrivi in una pagina del Quadro e non hai ancora salvato resta come copia nel browser che stai usando, e solo lì: il programma non la riceve e non la legge. Serve a non perdere il lavoro se la sessione scade prima che tu abbia salvato: al rientro la ritrovi nella stessa pagina e scegli se riportarla nei campi o scartarla. La copia si cancella da sola quando il salvataggio va a buon fine o quando coincide con quanto è già salvato, e in ogni caso dopo un giorno; puoi cancellarla tu con «Scarta». Nell’esempio la copia non c’è. Se usi un computer condiviso, tieni presente che chi apre lo stesso browser prima che la copia sia cancellata può leggerla: salva o scarta prima di lasciarlo.
Un registro delle operazioni: quando si è entrati, che cosa si è salvato. Vi finisce anche l’indirizzo del collegamento da cui sei entrato, ma in forma abbreviata: l’ultima parte del numero viene azzerata, così non identifica il singolo collegamento. Quel registro non contiene il testo di quello che scrivi.

Serve alla sicurezza: a impedire che chi non c’entra legga o modifichi il Quadro della tua scuola, e a poter ricostruire che cosa è successo se qualcosa va storto. Trattiamo questi dati perché l’associazione ha un interesse legittimo ad avere un sistema affidabile, e perché senza di essi non sapremmo tenere separato il Quadro di una scuola da quello di un’altra.

L’esempio e l’intelligenza artificiale. La prova si apre con un Quadro di esempio già compilato: è inventato e generato con l’intelligenza artificiale, e non descrive nessuna scuola vera. Il programma non usa l’intelligenza artificiale su quello che scrivi tu. Oggi il Quadro è uno strumento digitale, senza funzioni assistite. Se in futuro ne offrirà, si attiveranno d’intesa con il tuo Istituto, e questa pagina lo dirà prima.

Che cosa non ti chiediamo

I nomi degli studenti. Il Quadro rileva i ruoli e le esperienze degli studenti senza richiedere nominativi: i campi non ci sono nelle schermate, e nel documento restano bianchi. Ti chiediamo di non scriverne nemmeno nelle descrizioni libere, e vale anche per l’evento interno, la proposta, la scaletta e le note dell’uscita, e per le offerte di tempo e gli appuntamenti: nella scaletta si scrive la classe o il gruppo, non uno studente; nella nota sugli studenti si scrive quanti sono e di quali classi. Nessuna informazione su situazioni personali o di salute. Bastano i numeri e la descrizione delle attività.

Le classi, gli elenchi dei partecipanti, gli accompagnatori, le autorizzazioni delle famiglie. Il programma non li chiede e non li conserva: restano nei moduli della tua scuola, dove sono sempre stati.

Un consenso. Compilare il Quadro non è un consenso al trattamento dei dati, e non troverai caselle da spuntare per acconsentire. I tuoi dati li trattiamo per le ragioni scritte qui sopra, non perché ci hai dato un permesso.

Il Quadro del tuo Istituto, e chi lo vede

Il Quadro del tuo Istituto esiste già, uno per scuola. Vi entra il referente che il coordinamento conferma quando la tua scuola restituisce la Scheda di manifestazione di interesse (Allegato 1), e i colleghi che il referente invita. Ogni modifica salvata porta il nome di chi l’ha fatta. Finché la Scheda non è pervenuta, il documento porta la dicitura di bozza in attesa dell’Allegato 1; con la conferma del referente, lo stesso Quadro prosegue senza dicitura.

Il Quadro cresce per invito. Lo vedono i colleghi che il referente ha invitato, che entrano con il loro indirizzo e il loro codice, ed Extrascuola. In ScuolArte, «Colleghi al lavoro» elenca chi lavora al Quadro dell’Istituto, con nome e ruolo: chi lavora al Quadro vede i nomi dei colleghi che vi lavorano. Chi assiste tecnicamente il programma può raggiungere i dati per farlo funzionare, come accade in qualunque sistema. Nessun altro Istituto e nessun altro docente.

Gli eventi interni sono della tua scuola, e la tua scuola sola li vede. Un evento interno, con la sua proposta, lo vedono i docenti autorizzati sul Quadro del tuo Istituto. Non compare nel calendario pubblico degli eventi, non lo vedono gli altri Istituti e non lo legge nemmeno il coordinamento, che vede soltanto quanti eventi interni e quante proposte ha ciascuna scuola, senza titoli né testi. Per chiunque altro la risposta è la stessa di un evento che non c’è.

Le offerte di tempo e gli appuntamenti restano fra colleghi dello stesso Istituto. La tua offerta la vedono i colleghi che lavorano al Quadro del tuo Istituto, o i soli colleghi che hai scelto; chi aderisce vede chi altro ha aderito. Il coordinamento la legge per intero solo se hai lasciato la spunta «Con il coordinamento ScuolArte», che è attiva all’inizio e puoi togliere: senza quella spunta il coordinamento vede soltanto quanti appuntamenti fra colleghi ha ciascun Istituto, senza argomenti, date né nomi. Gli appuntamenti non compaiono nel calendario pubblico e non li vede nessun altro Istituto.

Che cosa vede Extrascuola, e che cosa può fare. Il coordinamento vede, per ogni Istituto, chi è autorizzato sul Quadro: il tuo indirizzo e il tuo nome, il ruolo, da dove viene l’autorizzazione (ti ha confermato il coordinamento, ti ha invitato un collega), quando è stata data e, se è stata chiusa, quando e perché. Gli indirizzi di chi è stato invitato e non è ancora entrato li vede oscurati. Il coordinamento non vede un «ultimo accesso». Può sospendere, riattivare o revocare un’autorizzazione e sostituire il referente; anche il referente può togliere l’accesso a un collaboratore. Se succede a te, lo leggi in una pagina che lo dice, e la ragione resta nel registro, senza il tuo nome né il tuo indirizzo.

Il dirigente scolastico del tuo Istituto potrà leggere il Quadro della propria scuola: è una decisione già presa, ma oggi la funzione non c’è. Il Quadro è una dichiarazione fatta a nome della scuola, e chi la dirige ha titolo a sapere che cosa vi è stato scritto in suo nome. Quando quella lettura sarà possibile, questa pagina lo dirà al presente e non al futuro.

A chi arriva quello che scrivi

Quello che scrivi resta nel sistema di Extrascuola. Non viene spedito all’Ufficio Scolastico né a nessun altro: l’Ufficio Scolastico non entra nel programma e non riceve il Quadro di nessuna scuola.

La posta dell’appuntamento. Quando un appuntamento è fissato, il programma manda un messaggio a chi vi prende parte (e al coordinamento, se la spunta c’era): contiene l’argomento, l’Istituto, la data e l’ora, il collegamento all’incontro se c’è, i nomi di chi partecipa e chi ha confermato, più un file da aggiungere al calendario. Quel file non contiene nomi. Il mittente è «ScuolArte · Extrascuola ETS» e le risposte arrivano al coordinamento.

Il collegamento all’incontro non lo crea il programma. Lo scrive chi conferma, ed è l’indirizzo di una stanza che vive altrove: aprendolo entri in un servizio che non è nostro e che tratta i tuoi dati con le sue regole, non con queste. Il programma lo conserva, lo mostra a chi partecipa e lo scrive nel messaggio e nel file del calendario; nient’altro.

Quello che porti fuori tu. Il programma compone per te dei testi pronti da incollare: «Copia per il registro» (l’attività svolta, per il registro elettronico) e «Copia per la proposta» (gli otto campi, per il modulo della tua scuola), e gli appunti dell’uscita con «Copia» o come file Word. Quei testi vanno negli appunti del tuo computer, o sul tuo computer come file, e da lì dove li incolli tu. Extrascuola non li manda a nessuno e non registra che cosa hai copiato: del file Word resta nel registro delle operazioni solo che è stato scaricato, non il contenuto. Non contengono il tuo nome né quello di nessuno: l’ente compare per ruolo e recapito. Da quando li incolli nel registro o nel modulo, sono documenti della tua scuola.

L’invio ufficiale del Quadro oggi non è ancora attivo. Quando lo sarà, funzionerà così: premendo «Invia aggiornamento a Extrascuola» il programma conserverà una copia esatta e non più modificabile di quello che hai scritto, con la data e il tuo nome; al nostro coordinamento arriverà un avviso e a te una ricevuta. Quelle copie non si modificano: è la loro funzione, cioè dire con certezza che cosa la tua scuola ha trasmesso e quando.

Quello che l’Ufficio Scolastico riceve, più avanti, è l’esito complessivo dell’indagine: un quadro d’insieme che prepariamo noi a partire dai Quadri di tutte le scuole, nel quale il tuo nome e i tuoi recapiti non compaiono. Gli eventi interni e le proposte della tua scuola non ne fanno parte.

La bozza personale, dalla prova

Dalla prova puoi salvare una bozza tua. Per salvarla ti chiediamo il tuo indirizzo di posta e il tuo Istituto, oppure «il mio Istituto non è in elenco», e ti mandiamo un codice per ritrovarla. Prima della verifica il tuo indirizzo serve solo a mandarti il codice; resta legato alla bozza solo quando il codice è stato verificato.

Che cosa vuol dire per i tuoi dati:

Ce li dai tu direttamente, non la tua scuola, e l’Istituto lo dichiari tu.
La bozza è senza nome. Per salvarla non ti chiediamo nome e cognome: il programma ti conosce solo dall’indirizzo. Te li chiederemo quando entrerai nel Quadro del tuo Istituto.
Nella bozza restano solo le righe che hai scritto o modificato: l’esempio che non hai toccato non ti segue.
Nessun altro la vede.
Se hai scelto il tuo Istituto e poi entri nel suo Quadro come collaboratore o referente, la tua bozza compare, con il tuo nome, a chi compila il Quadro dell’Istituto: in sola lettura, sotto ogni area, come voce di un elenco. Nulla entra nel documento da solo: ciò che chi compila sceglie, lo riporta nel Quadro. Se avevi scelto «il mio Istituto non è in elenco», o un Istituto diverso, la bozza non compare a nessuno e resta tua.
Per quanto tempo. Il tuo indirizzo e la tua bozza li teniamo al massimo ventiquattro mesi dal salvataggio, lo stesso termine dei dati del Quadro. Poi li cancelliamo noi. Puoi cancellarli tu prima, in qualsiasi momento, con «Esci e cancella tutto», finché non sei entrato nel Quadro del tuo Istituto: da lì valgono le regole del Quadro.

La schermata in cui salvi te lo dice di nuovo, in breve, e rimanda a questa pagina. Se invece, dopo il codice, il tuo Istituto non è in elenco, il programma ti rimanda al coordinamento e non conserva nessuna bozza.

Se inviti un collega

Ci sono due modi, e trattano i dati in modo diverso.

Il collegamento che passi tu. Dal Quadro del tuo Istituto puoi copiare un collegamento e un testo già pronto, e mandarli al collega con il tuo strumento di posta o di messaggi. Da qui non parte nulla e nessun indirizzo entra nel programma. Il collegamento vale quattordici giorni, e solo finché tu puoi ancora invitare; da solo non apre niente: chi lo usa scrive il proprio indirizzo, riceve il codice, e solo dopo entra nel Quadro come collaboratore. Resta scritto chi è entrato e da chi.

L’indirizzo che scrivi tu. Se invece scrivi l’indirizzo di un collega per farlo entrare, il programma gli manda un messaggio che contiene anche il collegamento a questa pagina. Così sa da subito chi tratta i suoi dati e perché, prima ancora di entrare. Il collegamento dell’invito vale quattordici giorni, poi non funziona più e serve un invito nuovo.

Che fine fa il suo indirizzo, detto per intero. Il suo indirizzo resta registrato fra gli inviti anche dopo che l’invito è scaduto o è stato accettato: serve a sapere chi è stato invitato, da chi e quando. Oggi non viene cancellato da solo, e non c’è ancora un termine deciso oltre il quale sparisce: quando ci sarà, questa pagina lo dirà. Nel frattempo chi è stato invitato può chiederci di cancellare il proprio indirizzo, e lo cancelliamo. L’indirizzo a cui scrivere è a fondo pagina.

Se sei tu il collega invitato, questa è la parte che ti riguarda: il tuo indirizzo ce l’ha dato il referente della tua scuola, non tu. Puoi chiederci che cosa abbiamo, puoi opporti e puoi chiederne la cancellazione, anche senza mai entrare nel programma.

Dove stanno i dati, e per quanto tempo

Il sito e i dati sono ospitati da Aruba S.p.A.; la posta è recapitata tramite Google Workspace. Entrambe trattano i dati per conto dell’associazione, sulla base di un accordo previsto dal Regolamento europeo sulla protezione dei dati.

	Per quanto
I dati del Quadro	non oltre ventiquattro mesi, come già indicato nella Scheda di manifestazione di interesse (Allegato 1)
Le uscite, le proposte e gli eventi interni della tua scuola	seguono il Quadro: non oltre ventiquattro mesi. Un evento interno sbagliato lo archivi tu: resta nei dati e puoi rimetterlo; oggi non si cancella dall’app: per toglierlo scrivi al coordinamento
Le offerte di tempo, le adesioni e gli appuntamenti	seguono il Quadro: non oltre ventiquattro mesi. Un’offerta che non serve più si annulla e resta com’era, con la data; oggi non si cancella dall’app, e le offerte scadute non vengono ripulite da sole: per toglierle scrivi al coordinamento
Il ruolo e le discipline dichiarati nel profilo	finché li tieni: li cambi o li svuoti quando vuoi; per il resto seguono il tuo accesso al Quadro
Il registro delle operazioni	dodici mesi
Il codice usa e getta	quindici minuti; se non lo verifichi, la richiesta con il tuo indirizzo si cancella entro un giorno circa dalla scadenza
La sessione	dodici ore, e quarantacinque minuti se non fai nulla
Il gettone di «ricordami su questo dispositivo»	trenta giorni, o prima con «Esci» o con la revoca dell’autorizzazione. L’impronta di un gettone scaduto oggi non viene ripulita da sola: quando lo sarà, questa pagina lo dirà
La copia nel tuo browser	un giorno, o prima con «Scarta» o quando il salvataggio va a buon fine; solo nel tuo browser
La bozza personale e l’indirizzo con cui l’hai salvata	ventiquattro mesi dal salvataggio, o prima con «Esci e cancella tutto»
Il collegamento d’invito che passi a un collega	quattordici giorni, poi si rinnova alla prima apertura del riquadro
Il collegamento di un invito a un collega	quattordici giorni, poi non funziona più
L’indirizzo di un collega invitato	resta registrato fra gli inviti: oggi non c’è un termine oltre il quale viene cancellato, e lo cancelliamo su richiesta

I tuoi diritti, e come opporti

Puoi chiedere di vedere i tuoi dati, di correggerli, di cancellarli, di limitarne l’uso e di riceverli in un formato leggibile.

Puoi opporti al trattamento: i dati che servono a farti entrare e il registro delle operazioni li trattiamo perché l’associazione ha un interesse legittimo a un sistema affidabile, e a un trattamento fondato su quell’interesse ci si può opporre. Se lo fai, cancelliamo il tuo accesso e togliamo il tuo identificativo dal registro.

Una cosa te la diciamo prima, perché tu non la scopra dopo. Quando l’invio ufficiale sarà attivo, le copie di quello che avrai inviato non si potranno modificare, e il tuo nome vi resterà: sono la prova di che cosa la tua scuola ha trasmesso e quando, e cambiarle significherebbe distruggere quella prova. Su tutto il resto la cancellazione la facciamo.

Puoi anche proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Per esercitare i tuoi diritti scrivi a . Rispondiamo entro un mese.

Ultimo aggiornamento di questa pagina: 22 settembre 2026.